Funktionsweise

Automatisierung

Das Leitmotiv von EDI ist seit jeher die Automatisierung des geschäftlichen Nachrichten-Verkehrs. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Systeme von Partnern ohne menschlichen Eingriff kommunizieren können. Aufgrund der großen Anzahl individueller Lösungen ist diese Lösung jedoch nicht praktikabel.

Reihenfolge und Syntax

Durch EDI einigen sich Unternehmen gewissermaßen auf eine gemeinsame Sprache, die von beiden Systemen verarbeitet werden kann. Dies bedeutet, dass für jeden Nachrichtentyp (Bestellung, Rechnung etc.) je eine feste und sich nicht ändernde Struktur besteht, also eine festgelegte Abfolge von Datenfeldern, die relevante Informationen enthalten - wie Lieferdatum, Liefermenge oder Lieferadresse. Dabei ist entscheidend, dass alle potentiell relevanten Felder enthalten sind – sollte ein Feld einmal keine Rolle spielen, so kann es frei bleiben.

Neben dieser festen Reihenfolge von Datenfeldern gibt EDI eine feste Syntax, also Schreibweise, für Geschäftsnachrichten vor.

Durch diese zweiteilige „Standardisierung“ aus Reihenfolge und Syntax ist die Voraussetzung gegeben, dass Systeme ohne manuelle menschliche Zwischenschritte kommunizieren können.

Standards

Damit nicht für jedes Geschäftsszenario und jede Geschäftsbeziehung eigenständige Mengen von Datenfeldern entwickelt werden müssen, wurden eine ganze Reihe von Standards entwickelt. Der wichtigste im europäischen Raum ist UN/EDIFACT: Er integriert die meisten Branchen, kann also für viele Szenarien verwandt werden, ist dadurch jedoch sehr umfangreich. Weiterhin ist er Vorbild für viele Sub-Standards, die nur eine Teilmenge seiner Datenfelder verwenden. Solche Sub-Standards existieren beispielsweise für verschiedene Branchen wie Automobil oder Pharma, die in brancheninternen Gremien beschlossene Datenfelder enthalten. Es gibt aber auch unternehmensspezifische Standards, die von Großunternehmen im Austausch mit ihren Lieferanten verwandt werden.